 |
| تعرف على كيفية عمل اجتماع اون لاين (شرح الأدوات والمتطلبات) | عشوائيات |
لحسن الحظ، توفر التكنولوجيا لنا طرق ووسائل لنتواصل مع بعضنا، سواء كنا في دول مختلفة أو حتى قارات مختلفة. وفرت لنا التكنولوجيا وسائل لتحسين طرق معيشتنا وأسلوب حياتنا، ومن ضمن ما توفره لنا التكنولوجيا هو أن نقوم بعمل اجتماعات اون لاين أو اجتماعات افتراضية.
نظرًا لأن الاجتماعات التقليدية وجهًا لوجه غير ممكنة خارج مكان العمل، هناك العديد من البرامج والأدوات التي تساعدك في عمل اجتماع اون لاين ناجح.
في حقيقة الأمر الاجتماعات الاون لاين ليست صعبة كما يتوقع الكثير من الناس، أو تتطلب منك الكثير من المتطلبات.
كل ما تحتاجه هو التالي:
- إنترنت ذو سرعة عالية أو معقولة.
- جهاز حاسوب شخصي (Laptop) أو هاتف ذكي.
- برنامج لعمل الاجتماع.
في هذا المقال سنتناول بالتفصيل كيفية عمل اجتماع اون لاين ناجح… هيا بنا نبدأ.
أولاً أفضل البرامج لعمل اجتماع اون لاين
1. برنامج Zoom
خدمة مؤتمرات فيديو شاملة تجمع بين الاجتماعات البسيطة عبر الإنترنت والمراسلة الجماعية ومؤتمرات الفيديو، هذا البرنامج هو المتصدر خلال فترة جائحة كورونا، ونسبة كبيرة من الناس يستخدمونه في العمل أو الدراسة عن بعد في هذه الأثناء.
البرنامج مناسب إذا كان لديك اجتماع مدته 40 دقيقة أو أقل، أما إذا كنت تريد مدة أكبر فهو يوفر خطط مدفوعة. يتيح البرنامج للمستخدمين استضافة ندوات عبر الإنترنت، واجتماعات افتراضية، وعروض فيديو، ومؤتمرات فيديو، وتدريبات عبر الإنترنت.
ما يميز هذا البرنامج هو مجموعته الواسعة من الميزات التي تلبي احتياجات أي شركة تقريبًا، فهو يحتوي على أي ميزات أساسية ومتقدمة وتكميلية قد تريدها الشركة في منصة مؤتمرات الفيديو.
إليك أهم مميزات برنامج زووم
- يدعم زووم حوالي 100 مشارك في الاجتماع في النسخة المجانية، أما في النسخة المدفوعة يصل العدد إلى 1000 مشارك.
- يمكنك تسجيل اجتماعاتك لمراجعتها فيما بعد أو مشاركتها مع أفراد لم يحضروا الاجتماع، إذا كانت لديك خطة مدفوعة يمكنك تخزين هذه الاجتماعات على أحد خدمات التخزين السحابي مثل جوجل درايف.
- يمنحك زووم العديد من الخلفيات الكرتونية في حال كانت خلفية غرفتك أو منزلك غير ملائمة لتظهر في الاجتماعات.
- يوفر لك البرنامج غرفة انتظار تمكنك من رؤية قائمة بالمشاركين الذين ينتظرون الانضمام إلى مكالمة Zoom، ويمكنك إضافة مشاركين أو طردهم من اجتماع دون فصلهم.
- يوفر زووم لوحة بيضاء للكتابة في حال أردت شرح شيء بالكتابة للمشاركين
- يوفر زووم تجربة للمشاركين ليتفاعلوا ويظهروا مشاعرهم حيث يحتوي على ميزات رفع اليد (Raise Hand) لتسأل سؤال أو تعلق على شيء معين، ويحتوي أيضًا على رموز تعبيرية (Emojis) لكي تتفاعل مع ما يُقال.
يوفر زووم تجربة متكاملة وفريدة لاجتماعات الفيديو، والنسخة المجانية توفر كل الميزات التي قد تحتاجها بشكل أساسي.
2. برنامج Google Meet
منتج من ضمن منتجات جوجل التي تسهل حياتنا، مجاني وسهل الاستخدام ويوفر 60 دقيقة للاجتماع الواحد، يتيح دخول حتى 250 مشارك.
ولكن عند الحديث عن المميزات فهو لا يحتوى على الكثير مثل زووم، فلا يمكنك تسجيل الاجتماع حيث يمكن لمشتركي G Suite فقط تسجيل الاجتماعات.
يعتبر مناسب للفرق الصغيرة وليس للشركات الكبيرة التي تدير فرق متعددة.
3. برنامج Skype
سكايب له شهرة كبيرة منذ وقت طويل، ولديه عدد مستخدمين يتجاوز المليون مستخدم، سيكون سكايب مناسب في حال كنت تريد أن تقوم باجتماع صغير عدد المشاركين فيه قليل.
بالطبع برنامج سكايب مشهور منذ سنين طويلة كأفضل برنامج تواصل احترافي، فالكثير من المحترفين حول العالم يستخدمون سكايب في التواصل واجراء المحادثات حول العمل.
4. برنامج Blue Jeans
برنامج غير مألوف إلى حد ما لكثير من المستخدمين، لا يوفر البرنامج أي خطط مجانية، وإنما خطط مدفوعة تبدأ من 10$، وأيضًا يوفر نسخة تجريبية، وأقوى ميزة فيه هي التكاملية.
يعتبر الحل المثالي لعقد المؤتمرات والندوات عبر الإنترنت والأحداث واسعة النطاق مثل زووم. يدعم البرنامج الصوت عالي الدقة ومقاطع الفيديو لتجربة مؤتمرات لا مثيل لها.
إليك بعض مزايا برنامج Blue Jeans
- يوفر تحكمًا أكبر في جودة مقاطع الفيديو.
- يتيح لك التعاون مع فريقك بشكل فعال عن طريق تكامله مع العديد من البرامج الأخرى.
- يحسن الإنتاجية من خلال ميزة نسخ الاجتماعات وإبرازها.
- متوفر على جميع الأنظمة مثل ماك، ويندوز، IOS بغض النظر عن نوع الجهاز.
- آمن جدًا للاستخدام فلا تقلق بشأن معلوماتك أو خصوصيتك.
5. برنامج Go to Meeting
وهو برنامج اجتماعات آخر غير مألوف للبعض، مفيد بشكل خاص للشركات الصغيرة. لا توجد فيه خطط مجانية، وإنما خطط مدفوعة تبدأ من 10$، ولكن يوجد نسخة تجريبية لمدة 14 يومًا.
له العديد من المميزات كالتالي:
- يدعم اجتماعات تصل إلى 15 شخصًا.
- يسمح بتسجيل الاجتماع ومشاركة الشاشة والدردشة بين المشاركين.
- يمكن أن تضم الاجتماعات ما يصل إلى 250 شخصًا.
هذا البرنامج بسيط وسهل الاستخدام للغاية، لذلك لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للتعرف على إمكانات البرنامج وميزاته.
معلومة: في كل مرة قبل أن يبدأ الاجتماع، يحتاج الحاضرون إلى برنامج وسيط حتى يتمكنوا من الوصول إلى جميع ميزات البرنامج.
قد يستغرق ذلك بعض الوقت، مما يؤخر الاجتماع إذا لم يكن الحاضرون مستعدين مسبقًا، وهذه خاصية قد لا يحبذها معظم المستخدمين الذين يريدون بدء الاجتماع فورًا بدون أي انتظار لعمليات تنزيل أو تحميل.
6. برنامج Zoho
برنامج آخر من برامج الاجتماعات اون لاين، تتوفر فيه خطط مجانية وخطط مدفوعة بسعر 8$ أي ما يعادل 96 جنيه مصري سنويًا، وهو سعر معقول للأفراد والشركات.
هذا البرنامج يعتبر مميز جدًا لأنه يتضمن مميزات برنامج زووم بالإضافة لميزات أخرى مثل:
- رسائل تذكيرية عبر البريد الإلكتروني، حيث يمكنك التأكد من انضمام الجميع إلى الاجتماع في الموعد المحدد من خلال جدولة رسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني وإرسالها إلى المشاركين قبل بدء الاجتماع.
- تشجيع المشاركين على المساهمة في الاجتماعات، ومنح أي مشارك أو عدة مشاركين الفرصة لتقديم عروض تقديمية، والسماح لهم بمشاركة شاشاتهم لتقديم فكرة أو إيضاح ما.
- منح أي مشارك القدرة على التحكم بشاشتك للإشارة إلى شيء ما أو إيضاح حل ما فيما تشارك شاشتك وتتعاون مع الآخرين خلال الاجتماع.
- خاصية الأسئلة والأجوبة واستطلاعات الرأي.
كيف يمكن بدء أو جدولة اجتماع اون لاين
الآن أنت لديك علم بأهم البرامج لعمل اجتماع، وتستطيع الاختيار منها حسب احتياجك لعمل اجتماع اون لاين ناجح، بعد أن تقوم بتنزيل البرنامج المناسب لك قد تتساءل الآن كيف يمكن بدء أو جدولة اجتماع.
إذا كنت مسؤول عن بدء أو جدولة الاجتماع سيكون عليك القيام بالآتي:
1. فتح البرنامج الذي اخترته لعمل الاجتماع.
2. البحث عن خيار الجدولة (Schedule)، هذا الخيار موجود في أي برامج اجتماعات اون لاين. ستجد في الصور التالية أن خيار الجدولة هو أول خيار تجده عند فتحك لأي برنامج اجتماعات.
لذا لا تقلق من هذه الخطوة، بقليل من الاستكشاف لبرامج الاجتماعات ستكون قادرًا على معرفة كل خصائصها، حيث أن أغلبها تم تصميمه بشكل بسيط يساعد المستخدم في التعرف على كل الخصائص والمميزات الأخرى مثل:
- مشاركة الشاشة
- الدردشة مع المشاركين في الاجتماع
يمكنك بالقليل من البحث على جوجل أو يوتيوب أن تعرف هذه الخصائص، حيث تتوفر شروحات على يوتيوب لتغطية كل هذه المواضيع.
3. تحديد موعد الاجتماع وإرساله عبر البريد للمشاركين ودعوتهم للمشاركة.
كيفية يمكن الدخول لاجتماع اون لاين؟
الدخول لاجتماع اون لاين هو عملية سهلة للغاية، في أغلب الأحوال ستجد أن مُنظم الاجتماع أرسل لك رابط عن طريقه يمكنك الدخول.
هناك طريقة أخرى وهي الدخول من خلال كلمة السر للاجتماع التي أرسلها المنظم مسبقًا.
كيف يمكنك مغادرة أي اجتماع اون لاين؟
في كل برامج الاجتماعات ستجد هذا الخيار بسهولة، خلال هذه الصورة ستجد برنامج زووم، مغادرة الاجتماع تكون من خلال زر End على أقصى اليمين إذا كنت أنت من بدأ الاجتماع أو Leave إذا كنت مجرد أحد المشاركين.
أساسيات عليك التأكد منها عند عمل اجتماع اون لاين
في البداية وقبل أن تحدد موعدًا للاجتماع، اسأل نفسك: لماذا تحتاج إلى إجراء أو عمل هذا الاجتماع؟ ضع أسئلة يمكن أن تساعدك في تحديد ما إذا كان الاجتماع هو أفضل ممارسة مثمرة واستخدام أمثل لوقتك أو وقت المشاركين كالآتي:
- هل هناك معلومات يجب أن أشاركها مع الحاضرين شديدة التعقيد بحيث يجب أن يكونوا قادرين على طرح أسئلة حولها؟
- هل هناك قرارات أحتاج من الحضور لتقديم ملاحظات بشأنها؟
- هل هناك مخاوف يجب أن أتأكد من أن الجميع يسمعها ويفهمها حتى يتمكن من المساعدة في إصلاحها؟
- هل هناك مدح أرغب في مشاركته أمام الفريق لتحفيز الآخرين على الأداء بمستوى أعلى؟
- هل هناك تحديثات للمشروع يحتاج أعضاء الفريق إلى معرفتها، حتى يعرفوا ما يجب القيام به بعد ذلك؟
- هل يمتلك المشاركون معلومات أو رؤى أحتاج أنا أو الآخرين إلى معرفتها؟
عندما تتأكد من أنك ستحتاج لعمل اجتماع اون لاين… اتبع هذه الأساسيات للحصول على أفضل نتيجة ممكنة.
1. قم بإيقاف تشغيل تطبيقات المراسلة
في أغلب الأحيان الكثير منا يقوم بفتح تطبيقات التواصل مثل الواتساب أو Slack من خلال جهازه، لذا إذا قمت بتسجيل الدخول إلى أي من هذه المواقع/ التطبيقات على جهازك، يُنصح بتسجيل الخروج تمامًا خلال مدة الاجتماع أو إيقاف تشغيل إشعارات هذه التطبيقات.
قد يرى المشاركون أي رسائل فورية تتلقاها أثناء الاجتماع، والذي قد يحتوي على بيانات خاصة بالإضافة إلى أن ذلك مصدر تشتيت للمشاركين.
2. ابحث عن مكان هادئ
ابدأ اجتماعك من موقع أو غرفة سيكون فيها الحد الأدنى من الضوضاء والضجيج. بالإضافة لذلك، إذا كان جدول أهداف اجتماعك يتضمن موضوعات تحتاج لتركيز، بالتأكيد ستحتاج للبقاء في مكان هادئ بعيد عن صخب المنزل.
نجاح الاجتماعات أون لاين مثله مثل نجاح الاجتماعات التقليدية، فهو يحتاج لبيئة هادئة لا يوجد بها مصادر للتشتيت، وهذا عليك أن تضعه في اعتبارك سواء كنت مديراً أو عضو من فريق.
3. جهز الملفات التي ستحتاجها
عندما ينضم المشاركون إلى الاجتماع، وخاصةً في حالة كنت تشارك شاشتك، سيتمكنون من رؤية سطح المكتب على جهازك، لذا كن مستعدًا! قم بتجهيز الملفات التي ستحتاجها مثل ملف العرض التقديمي Presentation للاجتماع، أو ملف آخر متعلق بشيء سيتم تناوله في الاجتماع.
ضع هذه الملفات في مجلد قريب على سطح المكتب حتى لا تضطر للبحث عن الملفات.
ملحوظة: ستكون لافتة لطيفة إذا كنت قد كتبت ملاحظة ترحيب في الشريحة الأولى لملف عرضك التقديمي، على سبيل المثال: “مرحبًا بكم في الاجتماع! أو حتى إذا كنت ستناقش موضوع أو تحديثات بدون ملفات، يمكنك أن تلقي التحية على المشاركين ولا تدخل في الموضوع مباشرة.
على الأقل حتى تكسر الجليد وتدع المشاركون يتكلمون بارتياح معك.
4. جهز ملاحظات ورقية
من حسن الحظ أنك خلال أي اجتماع اون لاين يمكنك تجهيز ملاحظات ورقية حتى لا تنسى أي نقطة تريد مناقشتها، على عكس الاجتماعات التقليدية التي قد يكون من غير المقبول أن تنظر لملاحظات ورقية أمامك.
استفيد من هذه الميزة في تحضير ورقة فيها ملاحظات ورقية تحتوي أهم النقاط لمناقشتها، أو أهم ملاحظات لا تريد نسيانها أثناء حديثك مع الحضور.
للحصول على المزيد من النصائح والتوصيات لتنفيذ اجتماع أون لاين ناجح قم بقراءة مقالنا بعنوان “نصائح فعالة لعمل اجتماع اون لاين ناجح“.
الخاتمة:
قامت الاجتماعات الاون لاين بحل مشكلة عدم قدرة تواجد أفراد العمل في نفس المكان، كما أنها مفيدة للشركات التي تعمل عن بعد، فهناك العديد من الشركات في عالمنا العربي التي تدير عملها بهذه الطريقة.
ومن خلال ما أوضحته لك في هذا المقال، أصبح لديك المعرفة الكافية بكيفية عمل اجتماع، وأهم وأشهر البرامج المتاحة لإجراء اجتماع…. ما البرنامج الذي تنوي استخدامه في أول اجتماع اون لاين لك؟ اخبرنا في التعليقات!
تعليقات
إرسال تعليق